Управление товарными запасами в аптеке

Тот факт, что управление товарными запасами в аптеке – один из важнейших факторов успешного управления аптечным бизнесом, признается всеми.

 

Напомним, почему. Оборотные средства аптеки находятся большей частью в товарных запасах. При дефиците оборотных средств (а это довольно типичная ситуация для многих аптек), симптомом которого является отсутствие денежных средств на счету в самый неподходящий момент (расплаты с кредиторами) и невозможность оплачивать поставки медикаментов поставщикам, единственным внутренним источником дополнительных средств являются именно товарные запасы. Именно в запасах заморожена наша финансовая «свобода». Извлечь ее оттуда не всегда бывает просто.

В управлении товарными запасами существует несколько направлений:

  1. Уменьшение товарных запасов
  2. Увеличение оборачиваемости товарных запасов.

В первом случае аптека может сузить ассортимент, т.е. отказаться от неприбыльных и неходовых позиций. Сужение ассортимента также рекомендуется в случае возникновения кризисных ситуаций и финансовых проблем в аптеке. Но для того, чтобы сужение ассортимента не задело важные и для аптеки, и для клиентов препараты, необходимо провести АВС-анализ ассортимента, как по объемам продаж, так и по прибыльности позиций. В этом случае «кандидатами на увольнение» станут позиции, замыкающие группу С. Эти позиции неприбыльны для аптеки, а спрос на них – в основном случаен. Для уменьшения товарных остатков можно предложить еще один способ, дополняющий первый: уменьшение количества поставщиков, приоритетность в работе - надежным и оперативным поставщикам, которые гарантируют возможность частых мелких поставок. Это поможет существенно снизить уровень товарных запасов в аптеке, так как избавит аптеку от необходимости иметь на своем складе 2-х - 3-х недельные запасы.

Во втором случае решение проблемы увеличения оборачиваемости товарных запасов раскладывается на несколько задач, требующих внимание:

 

  1. контроль товарных остатков,
  2. нормирование товарных остатков (определение плановых показателей)создание условий
  3. закупок, обеспечивающих выполнение запланированных показателей.

 

Для того, чтобы управлять, вначале необходимо обеспечить контроль и установить показатели, с помощью которых мы будем отслеживать изменения сложившейся ситуации. Как вы понимаете, отследить и рассчитать вручную 3-5-7тыс. наименований препаратов (а ведь управление товарными запасами – это управление каждой позицией в отдельности!) невозможно, следовательно, необходимо автоматизировать этот процесс. Это простейшая автоматизация, реализация которой возможна почти на любом имеющемся в аптеке программном продукте. Этот этап необходим для того, чтобы оперативно выявить проблемные места в управлении товарными запасами. Не нужно ежедневно пересматривать все остатки! Сортировка по заданному признаку позволит мгновенно выявить «дефектуру», и не только «нулевую», но и приближающуюся к «0» (например, позиции, остатки которых составляют менее 2 или 3 дней продажи). Этим самым мы не только выявляем, но и предвосхищаем «дефектуру».

Дефектура – это бич любой аптеки. Мы боремся с ней, не покладая рук. Нам ее не победить, вернее, победа над ней очень дорого стоит аптеке. В условиях ограниченных ресурсов (типичная ситуация) наша борьба напоминает «стрельбу из пушки по воробьям». Что делать? Нет смысла бороться со всей дефектурой! Постарайтесь победить ее для препаратов группы А. Это важные и для вашей аптеки (а то как бы они попали в группу А), и для клиентов (клиенты проголосовали за них своими деньгами!). Победа над дефектурой в этой группе, с одной стороны, поможет вам зарабатывать дополнительные средства, сумма которых значительно превосходит суммы, полученные от других групп, а с другой, сэкономит усилия в «дефектурной войне», ведь по количеству наименований группа А – самая маленькая.

Но заметили ли вы, что позиции ассортимента отличаются не только по объемам продаж, но и по характеру потребления, предсказуемости продаж. Есть препараты и товары устойчивого спроса, они легко предсказуемы, есть менее предсказуемые товары, а существует группа товаров, так называемых случайных, непредсказуемых продаж (это XYZ-анализ). И для того, чтобы обеспечить бесперебойное наличие на складе разных групп препаратов, необходимо учесть различные уровни страховых запасов для каждой из этих групп.

Классификация ассортимента аптеки по АВС-XYZ-анализу позволяет разделить ассортимент на группы, которые ведут себя по-разному и поэтому требуют к себе и различные инструменты управления, и различную степень внимания. Таким образом, мы определяем приоритетные направления наших действий в управлении товарными запасами, что позволяет действовать точно и мощно, меняя ситуацию по своему желанию.

Что касается показателя оборачиваемости товарных запасов в аптеке, то общий показатель, например, 1 (30 дней) или 2 (15 дней) абсолютно неинформативен, так показывает «среднюю температуру по больнице». Внутри этого показателя обязательно будут показатели оборачиваемости, свидетельствующие о затоваренности наряду с «вопиющей» дефектурой! Поэтому как контролировать, так и управлять нужно каждой позицией. Это элементарно при наличии хотя бы примитивной складской программы. Для увеличения оборачиваемости необходимо также отказаться от низколиквидных, неходовых препаратов. Контроль оборачиваемости позволяет вовремя заметить тенденцию к затоваренности и принять меры по стимулированию продаж: консультации провизора-первостольника, использование инструментов мерчандайзинга, и как крайний случай, - снижение цены.

Если аптека работает с устоявшимся кругом поставщиком, а не мечется по рынку в поисках товара «дешевле на 3 коп.», то совсем не сложно создать программу автоматического заказа поставщику, которая одновременно и контролирует остатки, и формирует заказ по заданным провизором параметрам. Эта программа может учитывать очень много параметров: и принадлежность позиции к той или иной классификационной группе, и систему заказов, по которой работает аптека с данным конкретным поставщиком, и плановые показатели оборачиваемости, и скорости продаж за последние периоды. Конечно, на завершающем этапе такой заказ нуждается в «одобрении» со стороны провизора по закупкам, так как случайные продажи (например, крупная нестандартная покупка) может повлиять на формирование заказа компьютером. В этом случае необходимо «недремлющее око провизора». А всю остальную рутинную, текущую работу может сделать система автоматизации аптек, освободив провизора для более творческой работы!

Но это возможно только в том случае, если человек правильно даст ему задание!

 

Кидонь Виктория

  Позвонить

       

       +7(495)773-79-75

 

  

 Написать

     

      info@a-is.ru

 

 

Личный кабинет