Обозначим основные процессы, протекающие в аптеке:

1. Заказ, прием и реализация товара;
2. Работа с бухгалтерией;
3. Ведение склада;
4. Расчёт необходимого товара для закупки;
5. Работа с товаром, который находится в недостатке;
6. Учёт лекарственных средств, проведение инвентаризации;
7. Сведения о забракованных или снятых с производства лекарственных средствах;
8. Система скидок и контроль льготных рецептов.

В настоящее время работа в аптеке связана с высоким оборотом товара, большим ассортиментов продуктов, возможностью совершать закупки самостоятельно.

Как происходит работа в аптеке, где не установлена программа автоматизации?

Заказ товара происходит с помощью заполнения бумажных накладных поставщиков, проводится поиск поставщиков, процесс поступления товара от поставщика к покупателю занимает несколько дней.

Работа с бухгалтерией происходит с помощью ручной обработки поступающих из всех отделов документации. Бухгалтеру нужно много времени для сортировки информации, приёма и построения отчётов.

Ведение склада предполагает заведование всеми препаратами, учёт препаратов, процесс транспортировки товара из склада в аптеку. Слаженность, качество и быстроту этой работы сложно представить в условиях отсутствия автоматизации. Транспортировка товара из склада в аптеку занимает достаточно долгое время, учёт препаратов происходит вручную, при этом неизбежны ошибки и погрешности в ведении склада.

Расчёт дефектуры лекарственных средств производится «на глаз» опытным аптекарем. Опытный аптекарь может с высокой степенью вероятности рассчитать возможные потребности в товарах из класса дефектуры, однако он не в состоянии отследить все препараты, которые могут оказаться в недостатке в ближайшее время.

Сведения о забракованных и снятых с производства средствах поступают несвоевременно – они проходят долгий путь, прежде чем попасть в аптеку. Поэтому зачастую на прилавки попадают снятые с производства лекарственные средства, при этом аптеки не в состоянии проконтролировать этот процесс, так как бумаги о недавно забракованных или снятых с производства средствах ещё не достигли конечного пункта.

Контроль льготных рецептов представляет собой очень сложный процесс – необходимо много усилий и времени для заполнения бумаг, а в дальнейшем для поиска информации о льготных рецептах и перечне граждан, обладающих льготными правами.

Чем же отличается процесс ведения аптечного бизнеса при наличии программы автоматизации аптек?

Заказ товара происходит по электронным прайс-листам и накладным поставщиков, время от заказа товара до его приёма значительно сокращается. В реализации товара помогают кассовые модули – с их помощью происходит быстрый отпуск товара, все данные моментально заносятся в систему, так что при желании можно просмотреть данные о любом товаре и его реализации. Это помогает обладателю аптеки эффективно следить за реализацией товара, практически избавиться от недостачи.

В программах автоматизации аптек существует специальный модуль экспорт в бухгалтерию, с помощью которого все отчёты и документы могут быть направлены в бухгалтерию. Это экономит время бухгалтера, сокращает количество рутинной работы.

Ведение склада упрощается. Ведётся электронный учёт товаров на складе, уменьшает количество ошибок и погрешностей при работе с товаром. Кроме того, аптеки могут формировать и отсылать на склад список необходимых товаров для транспортировки, и, с помощью виртуальной программы связи между складом и аптеками, происходит быстрая доставка товара в точки реализации.

Расчёт необходимого товара для закупки происходит с помощью модуля аналитики, который предполагает проведение abc и xyz анализ товаров, то есть позволяет обозначить группу товаров, у которых наиболее высокие и стабильные показатели продажи, которые приносят аптеке 80% выручки, а также выделить группу наименее стабильно продаваемых и имеющих низкий спрос, то есть товаров, которые практически не приносят доход аптеке.

Для работы с товарами, которые находятся в недостатке существует модуль определения дефектуры. С помощью этого модуля программы автоматизации аптеки очень быстро, легко и точно рассчитывается товар, который вскоре исчерпается в аптеке. Таким образом модуль дефектуры помогает в заказе наиболее ходовых товаров, которые могут оказаться в недостатке.

Проведение инвентаризации с программой автоматизации аптек значительно сокращается. Если в отсутствии программы для инвентаризации нужно несколько дней, то при её наличии, на процесс инвентаризации уходит не более чем половина дня.

Сведения о забракованных и снятых с производства лекарственных средствах поступают в аптеку автоматически, для этого только нужно настроить приём информации из справочных служб – и аптека сразу будет знать о самых последних сериях фальсификатов.

С помощью программы автоматизации аптеки возможен выбор нескольких видов систем скидок, процессы дисконтной политики настраиваются по желанию обладателя аптеки. Также существуют электронные разделы льготных рецептов, что значительно сокращает процесс контроль льгот населения.

Если сравнить процессы ведения фармбизнеса при наличии программы автоматизации аптеки и отсутствии, видно, что в при автоматизации аптеки существуют следующие выгоды, которые можно назвать:

1. Уменьшение количества рутинной работы сотрудников аптеки – ускорение процессов работы.
2. Увеличение показателей товарооборота, увеличение прибыли на 20-40%.
3. Улучшение контроля деятельности персонала аптеки, руководитель может в любой момент проследить историю приёма и реализации лекарственных средств.
4. Упрощение процессов ведения документации.
5. Устранение неполадок в сообщение между аптекой и складом, возможность экспорта любых данных в различные модули программы автоматизации аптеки.

Эти пять выгод автоматизации аптеки можно запомнить как «Пять “У”» в процессе модернизации аптечного бизнеса.