Существует большое количество программ автоматизации аптек. Основными критериями их разработки служат лёгкость применения, удобство для использования персоналом. Задача компании – создание качественной программы для аптеки, работе с которой можно легко обучить персонал.

Функции программы для аптеки охватывают весь рабочий процесс:

- заказ товара поставщикам;

- расчет дефектуры;

- контроль поступающих лекарственных средств, начиная с получения товаров от поставщиков и заканчивая процессом продажи;

- автоматическая инвентаризация товаров;

- анализ данных и выявление лекарственных средств, имеющих высокий спрос и минимальное сезонное колебание продаж.

Это самое краткое перечисление функций, эффективность которых можно повысить с помощью автоматизации аптек. Рассмотрим эти функции подробнее.

Какие решения для автоматизации аптеки существуют?
Функционал программ автоматизации аптек отличается своей специфичностью. Каждая разработанная программа уникальна, однако все они направлены на повышение эффективности работы аптеки. Именно поэтому, несмотря на различия в способах решения задач и разнообразия функциональных возможностей, можно выделить некоторые общие программные составляющие, которые предоставляет каждая компания, предлагающая решения для автоматизации аптеки.

Практически каждая программа для аптеки содержит функцию автоматического расчета дефектуры. Это предполагает сбор информации о запасах лекарственных средств, проведение анализа и выявление тех препаратов, которые в скором времени будут находиться в дефиците. Многие опытные фармацевты могут примерно подсчитать и определить группу товаров, которая скоро будет в недостатке. Однако, в отличие от человека, машина гарантирует точность, быстроту и максимально полный анализ всех лекарственных средств при определении дефектуры. После проведения анализа программа для аптек выдаёт заявку на закупку лекарственных средств, которые вскоре станут дефицитом.

Одна из опций программы для аптек – это загрузка электронных прайс-листов поставщиков. Теперь найти нужный препарат и узнать разницу в закупочной цене стало намного проще, если раньше это занимало значительное время, то теперь нужно нажать несколько клавиш, чтобы найти интересующий препарат в электронных прайс-листах.

Наценка может производиться в соответствие с законодательством. Автоматизация аптеки предполагает усовершенствование процесса расценки товаров. Программа для аптеки предоставляет возможность выбора разных способов наценки, кроме того, программа позволяет регулировать уровень наценки так, чтобы она не превысила предельно допустимую. У персонала больше нет необходимости вести протоколы согласования цен вручную.

Одной из важных функций, которая помогает в автоматизации аптеки, является комплекс мероприятий по анализу продаж лекарственных средств. Предпочтение отдают программам автоматизации аптек, которые предоставляют возможность провести XYZ- анализ и ABC-анализ. ABC-анализ направлен на выявление группы товаров, которая приносит аптеке большую часть доходов, и одновременно заостряет внимание на тех препаратах, которые доставляют лишь убытки. XYZ- анализ предполагает классификацию групп товаров в соответствие с сезонными колебаниями продаж. Так, продукт, который находится в группе X по результатам анализа является самым стабильно продаваемым товаром, в то время как группа Z сигнализирует нам о крайней нестабильности продаж. Совместив эти два типа анализа данных, можно выделить как группу товаров, приносящий максимальный доход и продающихся стабильно, так и группу лекарственных средств, которые почти не приносят дохода, при этом продажи их крайне непостоянны и зависят от множества факторов. По итогом проведённого анализа руководитель может принять решение об увеличении количества закупки продуктов первой группы и снижении или прекращении закупок лекарственных препаратов второй группы. Кроме вышесказанного, можно добавить, что этот процесс не занимает много времени и усилий сотрудников.

В программе для аптеки должны быть опции, позволяющие контролировать забракованные серии лекарственных средств и сроки годности товаров. Контроль отозванных лекарственных серий производится с помощью импорта в компьютер аптеки информации о забракованных средствах, таким образом, отслеживание нежелательных препаратов становится простым, быстрым и точным. Нет необходимости в ведении записей и поштучном пересмотре упаковок товаров для определения сроков годности лекарственных средств – этот процесс происходит автоматически и выводится на дисплей монитора сотрудника аптеки.

Проводя автоматизацию аптеки, убедитесь, что в программе для аптек представлен модуль учёта льготных рецептов. Этот модуль значительно уменьшает временные затраты работников аптеки или аптечной сети при отпуске лекарств льготным категориям населения. У программы автоматизации аптек должна присутствовать опция экспорта в бухгалтерию. При этом программы могут экспортировать данные как в программу 1С, так и любую другую бухгалтерскую программу.

Если средние и крупные аптечные сети на сегодняшний день нуждается в программе автоматизации аптек, чтобы выстоять в конкурентной борьбе и увеличить прибыль, то автоматизация  аптек и аптечных киосков – это способ сокращения штата сотрудников. Например, одному сотруднику крайне сложно одновременно приходовать недавно привезённый товар и осуществлять продажу лекарственных средств покупателям. Для того, чтобы избежать расширения штата сотрудника, можно воспользоваться программой автоматизации аптеки, с помощью которой заявка в электронном виде будет направлена на склад, после этого сотрудник получит электронную накладную и произведет автоматический приход товара. Таким образом для малых аптек или аптечных киосков программа автоматизации аптек оказывается не менее важной, она экономит дополнительные средства их владельцу.