Автоматизированные этапы процесса товародвижения в аптеке

Написано много статей о важности процесса автоматизации аптеки. Авторы этих статей показывают преимущества программ автоматизации аптек, приводят список фирм-разработчиков некоторых программ, однако нет информации о стадиях проведения автоматизации. В настоящей статье мы попробуем проследить процесс автоматизации аптеки от начала и до конца.

Но перед этим рассмотрим основные цели автоматизации аптеки.

 

Каковы задачи, решаемые с помощью автоматизации аптеки? Каким образом выбрать те модули программы автоматизации аптеки, без которых на данном этапе развития аптечного бизнеса просто не обойтись? Подобными вопросами задавался  каждый директор аптеки или аптечной сети. Вполне вероятно, что вы нашли решения некоторых из них. Подведём черту и обобщим имеющиеся знания.

 

Процесс автоматизации аптеки – это процесс передвижения лекарственных средств и денег от момента приобретения товара у поставщика и до момента сбыта лекарственных препаратов покупателю.

 

Вначале происходит поиск, подбор и заказ товара у поставщиков. За этим следует транспортировка препаратов в аптеку и оформление прихода. На третьем этапе оприходованный товар включается в процесс товародвижения в аптеке. В самом конце пути препараты приобретаются клиентами. На последнем этапе передвижения лекарственных средств, они могут не только попасть в руки клиента, но и вернутся в компанию поставщика.

 

Какие требования предъявляются к программе для аптек? Как проходит процесс автоматизации аптеки? Для упрощения ответа на эти вопросы мы можем рассмотреть этапы протекания этого процесса по отдельности.

1 этап– закупка лекарственных средств;

2 этап– оформление приходных накладных непосредственно в аптеке;

3 этап– передвижение лекарственных препаратов в аптеке;

4 этап – лекарственные препараты покидают аптеку (они отправляются к клиенту, их возвращают поставщику).

 

Итак, рассмотрим каждый из этапов процесса внедрения программы для аптек.

 

1 Этап – закупка лекарственных средств.

 

Каким образом выявить препарат, который скоро станет дефицитным? Опытный фармацевт может окинуть взглядом аптеку и приблизительно сказать, какова дефектура аптеки и какой товар нужно срочно заказывать. Однако намного проще и точнее в этом вопросе функция расчета дефектуры программы для аптек. Она производит автоматические расчеты и выдаёт ответ о товаре, закупка которого должна произойти в первую очередь.

 

Каким образом происходит решение о выборе той или иной группы препаратов? Для того, чтобы выбрать, какие препараты увеличат прибыль аптеки, а какие, наоборот, понизят, необходимо произвести анализ продаж за предыдущие месяцы. Вручную сделать это практически невозможно, даже если сотрудник и сделает подобный отчёт, то нет гарантии точности этого отчёта. Работник может упустить какую-то категорию товаров. Кроме того процесс займет длительное время, которое можно было бы освободить для решения других вопросов, что привело бы к экономии ресурсов работников, а соответственно, и экономии средств аптеки. Каким образом происходит анализ данных о продажах лекарственных средств в программе для аптек? Есть несколько видов анализа. Например, можно выделить группы товаров, которые приносят 70% - 80% дохода аптеки, соответственно, останется группа товаров, которая приносит 18-27% дохода, и группа товаров, которая приносит 1%- 4% дохода, то есть лежит «мёртвым грузом» на складе, принося только убытки. Таким образом посредством этого типа анализа можно увидеть, в какие товары следует вкладывать деньги, а от каких лучше отказаться. Другой вид анализа, используемый в программе для аптек – это анализ стабильности продаж товаров. Группы лекарственных средств подразделяются также на три категории: 1) это лекарственные средства, которые продаются стабильно и всегда; 2) группа товаров, которые продаются в соответствие с сезонными колебаниями; 3) реализацию товаров очень сложно предсказать, продажи колеблются.

 

Можно использовать эти два вида анализа программы для аптек как по отдельности, так и вместе (это будет ещё эффективнее). Результаты вы получите быстро, они будут качественными и надежными. Это помогает экономить время сотрудников и улучшает работу аптеки.

 

Каким образом происходит поиск необходимого товара? Этот процесс может быть осуществлен вручную, однако программа автоматизации аптеки может значительно помочь в процессе поиска и покупки лекарственных препаратов. Например, есть возможность сравнения прайс-листов нескольких поставщиков, есть возможность быстрого поиска определённой группы лекарственных средств. Для более эффективной работы не следует полностью полагаться только на информацию прайс-листов, загружаемых программой или на таблицы сравнения стоимости препаратов. Однако, несомненно, пользоваться этой программой стоит – она может оказать значительную помощь в процессе выбора поставщика.

 

Предположим, что мы рассчитали дефектуру, провели анализ данных по продажам лекарственных средств, нашли нужную лекарственную продукцию и произвели заказ товара с помощью программы для аптек. На этом этапе необходимо вспомнить об электронных накладных. Пока товар находится в пути, можно настроить электронную накладную поставщика на функцию расценки в программе для аптек. Когда лекарственные средства прибудут в аптеку, произведя пересчёт, можно будет их реализовывать покупателям.

 

2 Этап – оформление приходных накладных непосредственно в аптеке.

 

В описании первого этапа мы немного затронули тему оформления прихода товара. Данную стадию можно описать как процесс фиксации информации о товаре в аптечных данных. Это необходимо для того, чтобы препараты опознавались в соответствие с законами учёта товаров, существующих в конкретной аптеке или аптечной сети.

 

Сотрудник производит учёт каждого наименования лекарственных препаратов в отдельности, то есть определяют для неё новое описание особенностей, которое применяется в этой аптеке. Описание особенностей может включать в себя: цену, определение полки, на которой будет храниться лекарственное средство, присвоение штрих-кодов товарам и т.п..

 

Для оформления прихода товара достаточно эффективно применять некоторые функции программы автоматизации аптек. Как минимум, это функция расценки, о которой мы говорили выше. Программы автоматизации аптек имеют функцию, которая помогает производить наценку на лекарственные средства, причём существует несколько параметров, в соответствие с которыми может быть произведена наценка: в соответствии с ценой поставщика; в соответствие с ценой производителя и т.д.

3 Этап – передвижение лекарственных средств по аптеке.

 

Третья стадия требует использования большого количества автоматизированных процессов. С лекарственными препаратами производится множество действий. Некоторые из этих действий являются рутинными, крадущими драгоценное время сотрудников. Рассмотрим основные действия, производимые с лекарственными препаратами с помощью программы для аптек.

 

Поиск товара на полках аптеки, передвижение лекарственных средств из одной точки хранения на другую, фиксация нового местонахождения товара, поиск определённой партии и серии лекарственных средств – эти действия кажутся простыми и механическими, но с другой стороны, подумайте, сколько времени занимает поиск товара. Какое количество информации должно храниться в памяти сотрудников аптеки, для того, чтобы быстро обслуживать клиентов? Знание всех этих характеристик товаров невозможно. Сотрудникам необходима помощь программы автоматизации аптеки. Программа для аптек подскажет работнику в считанные минуты, где найти товар или где находится определённая серия или партия лекарственных средств.

 

Не менее важны различные отчёты и сводки данных. Вот некоторые из них:  сведения об изменении числа лекарственных средств, возвращения поставщику или ликвидации; отчёт о количестве лекарственных препаратов, находящихся в наличии; подсчёт количества проданного товара за период предыдущего месяца, недели или дня; проведение анализа имеющегося актива аптеки; исследование ассортимента и его сопоставление со сходным товаром. У работников аптеки на анализ, исследование и заполнение всех этих отчётов и сводок уйдёт всё время, которое они могли бы посвятить работе с покупателями или исследованию конкурентов. С помощью программы для аптек руководитель может получить любой отчёт или статистические данные в любой момент времени.

Здесь приведёна лишь малая доля тех функций программы для аптеки, автоматизация которых улучшит жизнь любой аптеки. Производители программ автоматизации аптек могут предложить вам целый спектр операций, которые могут быть автоматизированы и рассказать о том, каким образом и  какие сроки возможно обучение персонала работе с программой.

 

4 Этап – лекарственные препараты покидают аптеку.

 

Последний этап процесса движения товара, как упоминалось в самом начале статьи, это, в большинстве случаев, реализация лекарств покупателям, в некоторых случаях – это возвращение товара поставщику или уничтожение лекарственных средств.

 

Что может быть автоматизировано на этом этапе?
При реализации препаратов покупателям огромным плюсом является наличие дисконтных систем. Системы скидок можно разработать, учитывая разные критерии: это и время сбыта (например, скидки в определённые часы или дни недели), это и определённые категории покупателей (например, пенсионеры или студенты) и т.д. Дисконтная программа включает в себя различные способы установки скидок.
При отпуске по льготным рецептам помощь программы автоматизации аптеки также незаменима. Она позволяет быстро ввести данные и получить информацию о льготных рецептах, соответственно, сотрудник быстро и качественно обслужит покупателя, что является немаловажным в борьбе за клиентов с конкурентами.

 

Если возникнет ситуация возврата лекарственных средств поставщику или необходимость уничтожения препаратов, вы можете заполнить акт на возврат товара в программе для аптек.

Можно сделать один простой вывод из написанного выше: программа автоматизации стоит затрат, которые она потребует, так как эти затраты окупятся. Больше не нужно будет расширения штата сотрудников, а уже работающие сотрудники перераспределят часть времени с проведения рутинных подсчётов и заполнения накладных на анализ деятельности конкурентов и работу с клиентами.

  Позвонить

       

       +7(495)773-79-75

 

  

 Написать

     

      info@a-is.ru

 

 

Личный кабинет